Le premier contact

Quand vous écrivez pour la première fois, cela peut être intimidant. Mais dites-vous que votre interlocuteur est dans la même situation. Chacun doit commencer en écrivant une première lettre. Personne ne s'attend à ce que vous soyez parfait, mais juste vous-même.

Voici quelques conseils :

Le papier que vous utilisez est important. De préférence de format A4 et de 80gr minimum. On ne doit pas donner l’impression au correspondant qu’on lésine sur le papier.

Votre texte sera donc aéré avec des marges. La lecture sera ainsi plus agréable. Et surtout, on ne revient pas dans les marges pour y glisser encore quelques lignes perpendiculaires ; l’aspect de votre courrier en serait gâché.

Ne griffonnez pas votre lettre en vitesse. Mettez-vous à table, bien assis, dans le calme. Faites un brouillon. Celui-ci supporte tout, on rajoute, on coupe, on change l’ordre des choses, on rature autant que l’on veut. Au besoin, on y revient le lendemain. Après ce temps de réflexion, des défauts surgiront que vous n’avez pas vus la veille. Grâce au brouillon, votre lettre sera sans ratures et vous pourrez vous appliquer à en soigner l’écriture.

• Écrivez lisiblement. Si votre écriture n'est pas très lisible, tapez votre lettre à la machine à écrire ou à l'ordinateur. Quelques correspondants préfèrent une lettre manuscrite. Pour d'autres, cela leur est égal tant qu'elles les reçoivent ! Si votre écriture n'est pas lisible ou si pour une autre raison, vous ne pouvez écrire à la main, expliquez-le à vos correspondants et ils devraient comprendre.
• Soyez attentif aux fautes d’orthographe.
• Allez à la ligne assez souvent ; l’aspect sera moins lourd et plus sympathique. Et n’oubliez pas que les blancs sont des politesses d’écriture.
• N'oubliez pas de noter la date. Ainsi votre correspondant sait quand vous lui avez écrit.

Pour obtenir un maximum de réponses positives : évitez les phrases négatives du genre «je n’aime pas ceci » ou « je déteste cela ». Soyez toujours positif «j’aime ceci… j’adore cela ». Il ne s’agit pas de mentir, mais de faire savoir tout simplement ce que vous appréciez. Ne dites pas du mal des autres, de la société, de la vie qui n’a pas été tendre avec vous.

Il est important de poser des questions, mais n'exagérez pas. Les questions qui sont trop personnelles peuvent également offenser. Rappelez-vous que le but d'une lettre d'introduction est d'encourager l'autre personne à vous répondre !

Évitez d'écrire en argot ou avec des expressions que les personnes étrangères ne peuvent pas comprendre ou qui n'ont pas de sens.

Il n'est pas nécessaire d'envoyer votre photo ni de la demander à votre correspondant. Vous n'écrivez pas par rapport au physique de la personne. Certaines personnes seront réfractaires à vous envoyer leur photo, car elles estiment que vous n'écrirez plus si vous n'aimez pas leur physique.

Toutefois, il n'est pas exclu de la demander après plusieurs mois d'échange.

Prenez toujours un grand soin pour écrire vos courriers. Cela montre le respect que vous avez pour votre correspondant. Vous ne devez pas être un grand écrivain pour écrire des lettres, mais vous devriez apporter le plus grand soin à votre orthographe et éviter toute rature, tache de café, etc. Toutefois, votre orthographe ne doit pas non plus être un frein à vos échanges. L'ordinateur permet de corriger de nombreuses fautes avec le dictionnaire.

Si vous photocopiez votre missive par manque de temps, ajoutez une note du style «pardonnez-moi, Lara, pour cette lettre photocopiée. Elle n’est, rassurez-vous, qu’un premier contact. Cette façon de faire ne se renouvellera évidemment pas dans l’avenir ». Une lettre type, photocopié vous donnera moins de chance d'obtenir une réponse. En effet, certaines personnes ne souhaiteront pas vous donner suite en constatant que votre courrier n'est pas personnalisé.

Un papier à lettres attrayant et la papeterie personnalisée peuvent ajouter un intérêt supplémentaire.

Il peut être amusant d'ajouter un peu d'intérêt supplémentaire à ce que vous envoyez. Créer votre propre papier à lettres. Prenez une simple feuille de papier et collez des images de votre région ou de votre pays. L'effet est brillant et pourtant très simple. La plupart des personnes est fascinée par les différentes caractéristiques du paysage et de la faune d'autres pays.

Votre avenir est devant vous, pas derrière !  Quelles que soient vos difficultés, votre handicap, efforcez-vous d’être toujours positif, gai et optimiste. Agissez de même et vous réussirez vous aussi. C’est tout le bonheur que je vous souhaite.

L'enveloppe et l'adresse

L'efficacité d'une lettre ne commence pas avec sa lecture, mais dès sa réception, avant même l'ouverture de son enveloppe qui doit à la fois donner elle-même une bonne opinion de vous, et voyager le plus vite possible.

Ne prenez pas l'enveloppe à la légère : on est souvent jugé sur sa présentation…

• Une adresse illisible, rédigée dans un petit coin inusité de l'enveloppe peut vous faire rejeter d'emblée.
• Si l'enveloppe doublée n'a rien d'obligatoire, utilisez des enveloppes bien opaques : il est très désagréable de pouvoir lire à travers.

Note des services postaux

Des enveloppes de couleur brune ou foncée sont à déconseiller : elles dégradent la qualité du tri de votre courrier. Utilisez des enveloppes de couleur blanche ou claire. Si vous utilisez malgré tout des enveloppes de couleur foncée, utilisez une étiquette blanche pour y mentionner l'adresse. Les enveloppes doivent être fermées afin de ne pas s'ouvrir durant le traitement. Les enveloppes ne peuvent pas être fermées avec des agrafes, trombones ou œillets métalliques qui risquent d'endommager nos machines de tri. Les enveloppes ne peuvent pas coller entre elles.

i Le saviez-vous ?

Un adressage correct n'est pas qu'une question de contenu de l'adresse, mais également de formatage : emplacement de l'adresse sur l'enveloppe, sa structure et son format.

Une adresse bien libellée est une adresse lisible, complète, précise et qui ne présente aucune ambiguïté. Nos conseils s'appliquent tant au courrier dont vous êtes l'expéditeur qu'à celui dont vous êtes le destinataire.

Une adresse bien rédigée contient les informations structurées de la manière suivante :

• Nom complet du destinataire ;
• Rue et numéro, bte;
• Code postal
• Ville;
• Pays, si différent du vôtre.

 Pays dans l’adresse

On mentionne le pays dans une adresse quand le pays d’envoi et le pays de destination sont différents. Dans ce cas, le nom du pays doit figurer aussi bien dans l’adresse du destinataire que dans celle de l’expéditeur. Le nom du pays figure seul sur la dernière ligne de l’adresse, et on l’écrit de préférence en capitales sans le souligner. Enfin, on l’écrit dans la langue du pays d’envoi.

Madame Rose Latulipe
12 rue des Jonquilles
Fleurimont (Québec)  J1E 3V2
CANADA

Délégation générale à la langue française
1 rue de la Manutention
75116 Paris
FRANCE

Les normes d’écriture de l’adresse sont différentes au Canada et en Europe, notamment en ce qui concerne le code postal. Au Canada, le nom de la province (ou du territoire) se met entre parenthèses. Il suit la mention de la ville et précède, idéalement sur une même ligne, celle du code postal. Exemple : Brossard (Québec) J4Z 3P3

Remarque sur la virgule.

Les guides typographiques recommandent de mettre une virgule entre le numéro du bâtiment et la voie de circulation. Cependant les sociétés postales, pour des raisons d’efficacité dans le traitement informatique du courrier, recommandent plutôt de ne pas en mettre. Exemple :  Avenue du centenaire 400.

Si l’espace est insuffisant pour mettre sur une même ligne l’adresse et la mention de l’appartement, du bureau, de l’étage, etc., on doit mettre cette mention sur la ligne qui précède celle de l’adresse, de façon à ce que les différents éléments de l’adresse apparaissent dans un ordre qui va du particulier au général.

Appartement 233
88 chemin de la Côte-des-Neiges

Abréviations dans les adresses

On évitera autant que possible la forme abrégée des mots qui composent une adresse, n’y recourant que si le manque d’espace nous y contraint.

La Poste française, par exemple, recommande qu’une ligne contienne au maximum 32 caractères ou espaces pour faciliter le traitement automatique. Si la ligne excède cette limite, le recours aux abréviations est non seulement justifié, mais souhaitable.

Si l’on doit recourir aux abréviations, il peut être utile de consulter au préalable la liste des abréviations et sigles les plus fréquemment utilisés dans les adresses, placée dans la prochaine section du présent article.

On écrira donc :

Monsieur Laliberté
233 avenue Gambetta, bureau 22
75020 Paris

Madame Ladouceur
3351 boulevard Taschereau Ouest
Saint-Hubert (Québec) J4T 2G1

Plutôt que :

1. Laliberté
   233 av. Gambetta, bur. 22
   75020 Paris
   
   Mme Ladouceur
   3351 boul. Taschereau O.
   St-Hub. QC J4T 2G1

N'oubliez pas d'indiquer l'adresse de l'expéditeur au verso de l'enveloppe. C'est important, en cas d'erreur d'adressage, le pli vous sera retourné.

Si vous utilisez un logiciel de traitement de texte pour écrire votre adresse :

Utilisez de préférence les polices Arial, Helvetica ou Verdana

Évitez, l'italique, les imitations d'écritures manuscrites, toute police dont les caractères sont collés ou trop serrés (ex. Arial Narrow), toute police avec empattement (police dont les caractères sont munis de petites pattes débordantes comme Times New Roman), les effets "gras" ou "souligné". La taille idéale de la police est de 11 ou 12 points.

Pour que votre courrier arrive à destination.

Notez toujours sur l'enveloppe vos coordonnées, ainsi que sur votre lettre. Certains correspondants jettent l'enveloppe pour découvrir qu'une adresse n'a pas été écrite sur la lettre. Il est donc impossible de répondre. Votre adresse complète est importante, y compris le code postal et le pays. N'hésitez pas à utiliser vos étiquettes personnelles.

1. Vérifiez que vous avez copié correctement l'adresse de votre correspondant sur l'enveloppe.
2. Scellez solidement l'enveloppe. N'hésitez pas à ajouter de la colle ou du papier collant si celle-ci ne tient pas assez.
3. Si la lettre est à destination de l'étranger, apposez l'étiquette bleue "A PRIOR" "PAR AVION" ou "AIR MAIL" à côté du timbre. Ceux-ci sont disponibles gratuitement dans les bureaux de poste et garantissent le traitement de manière prioritaire aussi à l'étranger.
4.  Affranchissez suffisamment votre courrier en fonction du poids et du pays.

Si vous recevez une lettre dont l'adresse n'est pas lisible; si le pays n'est pas indiqué, vous devriez pouvoir l'obtenir grâce au timbre. Les autorités postales sont généralement habituées à déchiffrer les adresses ; elles sont également au courant de l'adresse locale. Si vous savez lire le nom, vous pouvez nous contacter pour demander l'adresse exacte.

Si vous ne souhaitez pas donner votre adresse et recevoir rapidement votre courrier, vous pourrez louer dans votre bureau de poste une boite postale. Les prix varient en fonctions des pays et des services proposés.

Suivi de vos envois

Si vous avez plusieurs correspondants, il est parfois difficile de se souvenir de vos différents échanges !

Voici quelques suggestions pour vous aider :

Créez une carte individuelle pour chaque correspondant. Mentionnez ses coordonnées complétées, les détails importants tels que sa date d'anniversaire, ses passe-temps, les articles qu'il voudrait échanger, etc.

 Utilisez un classeur avec des poches en plastique (qui peut être acheté aux marchands de journaux et aux libraires). Pour chaque nouveau correspondant, ajoutez ses coordonnées, sa date d'anniversaire et tous les autres détails appropriés. À l'intérieur de la poche, placez une feuille de papier où vous pouvez écrire la date où vous avez reçu une lettre, la date où vous avez répondu et les points clés de votre lettre. Classez les lettres de chaque correspondant dans la poche en plastique. Ainsi, vous pourrez facilement suivre votre correspondance. Vous pouvez aussi photocopier vos réponses et les classer avec chaque lettre.

En plus de n'importe quel système de classement, c'est également une bonne idée de noter vos noms et adresses de correspondants dans un carnet d'adresses. Vous pouvez prendre le carnet d'adresses avec vous en voyageant et envoyer à vos correspondants des cartes postales de vos voyages.

Si vous avez plusieurs correspondants, regroupez sur une feuille toutes les dates des anniversaires. Ainsi, vous êtes sûr de n'oublier personne.

Janvier

• Benoit Dupon 13/01/59

Mars

• Caroline Fraine 26/03/1974

Patientez le temps que votre courrier arrive !

La correspondance demande de la patience. Il faut le temps que votre lettre arrive à destination, cela peut prendre plus de temps dans certains pays.

Quelques correspondants prennent un bon moment pour répondre aux courriers. Toutefois, nous vous conseillons de répondre aux nouveaux correspondants dans un maximum de trois semaines, quitte à leur expliquer que vous manquez de temps et que vos prochaines réponses mettront plus de temps. Si vraiment vous n'avez plus de temps pour correspondre, faites-le-nous savoir afin de vous retirer de la liste des correspondants.

Le contenu de la réponse est très important pour faciliter les échanges. Votre prochaine lettre se basera sur le contenu de la précédente. Posez-leur des questions et commencez à partager votre vie. N'oubliez pas de répondre aux questions qui vous seront posées. Chaque correspondant sera différent et appréciez-en la différence !

Il peut arriver qu'au bout d'un moment les échanges deviennent moins fréquents et parfois la correspondance s'arrête. Souvent, elle finit parce qu'une lettre est restée des mois sans réponse. La personne qui attend une réponse pense qu'elle a écrit quelque chose de mal, ou que l'autre personne n'est plus intéressée par cet échange. Cependant, ce n'est pas toujours ainsi. La personne qui devait envoyer une réponse peut être extrêmement occupée, ou la lettre est oubliée pendant un moment. Les lettres peuvent également s'égarer dans le courrier; elles n'atteignent pas toujours leur destination.

Vous ne devez pas toujours attendre une réponse pour écrire à nouveau. Il est préférable d'envoyer une deuxième lettre si la première est restée sans réponse. Vous pouvez être étonné du résultat !

Si vous êtes particulièrement occupé et que vous n'avez pas le temps pour écrite une lettre, restez en contact avec vos correspondants en leur envoyant une carte postale avec un bref message amical. Les cartes postales sont toujours très appréciées et vos correspondants sauront que vous ne les avez pas oubliés.

Parfois, les circonstances de la vie font que vous ne pourrez vraiment pas continuer de correspondre. Veillez juste à ne pas disparaître du jour au lendemain. Faites savoir à votre correspondant vos difficultés sans entrer dans les détails. Remerciez-le de l'amitié que vous avez partagée.

Vous pouvez constater que quelques correspondants ne répondent pas à vos lettres. Ceci peut être très décevant et est l'une des parties les plus frustrantes de la correspondance. Personne ne peut forcer quelqu'un à répondre à une lettre, cependant, nous conseillons à tous les membres d'envoyer une petite carte pour faire savoir qu'ils ne pourront pas donner de suite.

Vous ne devez pas blesser l'autre. "Les Amis de la Plume" exige un degré de respect et de courtoisie mutuels parmi les membres.

Idée de questionnaire pour mieux se connaître

• Le principal trait de mon caractère :
• Ce que j'apprécie le plus chez mes amis :
• Mon principal défaut :
• Mon occupation préférée :
• Mon rêve de bonheur :
• Quel serait mon plus grand malheur :
• Ce que je voudrais être :
• Le pays où je désirerais vivre :
• La couleur que je préfère :
• Mes auteurs favoris :
• Le titre du dernier livre que j'ai lu :
• Mes héros favoris dans la fiction :
• Mes chanteurs préférés :
• Mes artistes favoris :
• Mes héros dans la vie réelle :
• Mes noms favoris :
• Ce que je déteste par-dessus tout :
• Caractères que je méprise le plus :
• La réforme que j'admire le plus :
• Le don de la nature que je voudrais avoir :
• État présent de mon esprit :
• Faute qui m'inspire le plus d'indulgence :
• Ma devise :
• Signe astrologique :
• As-tu des animaux :
• Quel sport aimes-tu :
• Tes passe-temps :
• Ta devise :
• Ce qui me met de bonne humeur le matin :
• Ce qui me déprime le matin :
• Ton/tes plats préférés :
• Les magazines que tu aimes :
• Je n'aime pas :
• L' animal que tu préfères :
• L'animal que tu détestes :
• Le métier que tu aurais voulu faire :
• La voiture de tes rêves :
• Ta destination de rêve :
• Quelles étaient tes dernières vacances :
• Fais-tu une collection :

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